Importar productos

La importación sirve para cargar o actualizar muchos productos juntos desde un archivo de Excel: el catálogo inicial, una lista de precios nueva del proveedor o el stock de cada sucursal. Antes de escribir nada, el sistema te muestra qué va a crear y qué va a cambiar, fila por fila, para que lo revises.

Antes de empezar

• Necesitás el permiso Crear productos: sin él no aparece el botón «Importar/Exportar».
• Para que la importación cambie el costo y los precios de productos que ya existen, necesitás además Modificar el costo y los precios de los productos. Para cambiarles el stock, Modificar el stock de los productos. Sin esos permisos, esas columnas se ignoran al actualizar; los productos nuevos se crean igual con lo que trae el archivo.
• Para deshacer una importación necesitás Eliminar productos.
• El archivo tiene que ser de Excel (.xlsx o .xls), con los nombres de las columnas en la primera fila. La única columna obligatoria es el nombre.

Paso a paso

Preparar el archivo

1. Entrá a Productos → Productos y hacé clic en «Importar/Exportar».
2. Descargá una base para completar:
   • «Descargar plantilla vacía» baja un Excel con las columnas que el sistema espera.
   • «Descargar catálogo» baja lo que ya tenés cargado, con esas mismas columnas, para modificarlo y volver a subirlo. Si filtraste la grilla antes, también aparece «Descargar lo filtrado».
3. Completá el archivo. Además de las columnas de datos (Nombre, Código de barra, PLU, Categoría, Marca, Costo, Precio, etc.), hay una columna por cada lista de precios estática activa y una por cada sucursal para el stock.

Consejo

Para cargar un producto con variantes, repetí el mismo nombre en varias filas y completá la columna «Nombre variante» en cada una, por ejemplo «Talle S», «Talle M» y «Talle L». El código de barras nunca agrupa filas: cada código identifica un solo artículo.

Subir y revisar

1. En la misma ventana, hacé clic en «Elegir archivo» y seleccioná tu Excel.

2. Si alguna columna no se reconoce, aparece el paso de mapeo: indicá a qué dato corresponde cada columna, o dejala en «(no mapear)» para ignorarla. Después hacé clic en «Previsualizar». Si todas las columnas se reconocen, este paso se saltea solo.

3. Se abre la pantalla «Importar productos». En «Qué querés que haga este archivo», tildá lo que corresponda:

   • «Crear nuevos».
   • «Actualizar existentes», eligiendo qué actualizar: «Datos básicos», «Precios de venta» (el precio base y cada lista) y «Stock» (cada sucursal).
   • «Crear categorías, marcas, proveedores e impuestos que no existan».
   • «Convertir en producto con variantes a los productos simples que ya existen».

   Cada opción muestra a cuántas filas del archivo afecta.

4. Hacé clic en «Previsualizar» y revisá las pestañas:

   • «Resumen»: cuántas filas trae el archivo, cuántos productos toca y cuántos productos y variantes va a tener el catálogo antes y después.
   • «Datos del archivo»: cada fila con su estado (nuevo, actualización, error o sin cambios). Al hacer clic en una fila ves con qué producto coincide y qué le cambia, con el valor de antes y el de después.
   • «Por producto»: las filas agrupadas por el producto en el que terminan.

5. Si querés revisar el detalle en Excel, hacé clic en «Exportar detalle».

6. Cuando esté todo bien, hacé clic en «Importar». Al terminar, la pantalla muestra cuántos productos y variantes se crearon y se actualizaron.

Si te equivocaste en el mapeo, usá «Revisar el mapeo». Para cambiar las acciones desde la previsualización, hacé clic en «Modificar».

Deshacer una importación

1. En Productos → Productos, hacé clic en «Importar/Exportar».
2. En «Importaciones anteriores», buscá la importación por fecha y nombre de archivo y hacé clic en «Deshacer».

Deshacer da de baja lo que la importación creó. No restaura los productos que actualizó, y deja en pie lo que ya se vendió o cuyo stock se movió después.

Cómo reconoce los productos que ya existen

Para cada fila, el sistema busca primero el producto por PLU. Si la fila no trae PLU, lo busca por nombre y por código de barras (cualquiera de los códigos del producto o de sus variantes). Siempre busca coincidencias exactas, nunca parecidas. Si una fila coincide con más de un producto, queda con error: el sistema nunca elige uno por su cuenta.

Precaución

Una fila se toma como variante sólo si trae «Nombre variante». Un nombre repetido sin variante se marca como duplicado, y dos variantes con el mismo nombre en el mismo producto son un error.

Problemas frecuentes

Aparece «No se puede importar este archivo». Hay filas con error. Revisalas en «Datos del archivo» y corregí el Excel, o tildá «Descartar las … fila(s) con error e importar el resto». Las filas que se contradicen entre sí se descartan todas.

Aparece «Revisá esto antes de importar». El archivo supera algún control de seguridad, por ejemplo agranda mucho el catálogo, trae demasiadas variantes para un mismo producto o tiene pocas columnas reconocidas. Si lo revisaste y está bien, tildá «Lo revisé y quiero importar igual».

Los precios o el stock de productos existentes no cambiaron. Revisá que estuvieran tildados «Precios de venta» o «Stock» en las acciones, y que tengas los permisos para modificar precios y stock.

Al descargar el catálogo faltan los combos. Los combos no salen en «Descargar catálogo», porque el archivo no tiene columnas para sus componentes. Se cargan desde la ficha.

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